Die vorauseilende deutschlandweite Einführung der E-Rechnung ist der erste Schritt auf dem Weg zur verbindlichen Verwendung elektronischer Rechnungsformate in der gesamten EU, verbunden mit einem elektronischen Meldesystem (ViDA). Dieses soll nach derzeitigem Stand zwischen 2028 und 2032 eingeführt werden und der Bekämpfung der Umsatzsteuerkriminalität dienen. Kosteneffekte sind dabei nicht primäre Intention des Gesetzgebers, sondern sollten vielmehr im Interesse jedes Unternehmens liegen. Die verpflichtende Verwendung der E-Rechnung erfolgt bis zum 31.12.2027 mit mehreren Übergangsstufen.

Eine „E-Rechnung“ muss den Anforderungen der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung Genüge leisten, die in der CEN-Norm EN 16931 festgelegt sind. Die beiden häufig in Deutschland verwendeten Formate „XRechnung“ (v.a. Behörden B2G“) und „ZUGFeRD“ (v.a. B2B) erfüllen in den aktuellen Versionen diese Anforderungen. Diese Formate werden auch nach einer europaweiten Einführung und Anbindung nach 2028 genutzt werden können. Und auch eine direkte EDI-Übertragung bleibt weiterhin unter den Voraussetzungen des § 14 Abs. 3 UStG zulässig.

Die wesentliche normative Änderung findet sich in der Qualifikation der maschinenlesbaren Daten als Rechnungsinhalt, die die bisherigen menschenlesbaren Inhalte (Text) ablösen. Das heisst, Sie können Rechnungen zwar intern anhand von Ausdrucken oder beigefügten PDF-Informationen (ZUGFeRD) weiterverarbeiten, jedoch müssen Sie eine rechtssichere Verbindung zur rechtssicher aufbewahrten originalen E-Rechnung herstellen und über die Aufbewahrungszeit auch aufrechterhalten und nachweisen können!

Die nachprüfbare Archivierung eingehender E-Rechnungen – einschließlich der Dokumentation des dazu eingerichteten internen Kontrollsystems (IKS) und eines progressiven und retrograden Prüfpfades – ist der aktuell wichtigste Schritt für ALLE Unternehmen. Eine nachträgliche Heilung von Versäumnissen ist nicht immer möglich!

Der Übergang bis zur vollständigen Anwendung beinhaltet folgende Schritte:

• Der Versand von E-Rechnungen wird grundsätzlich für alle Unternehmen (B2B) ab 1.1.2025 vorgeschrieben, aber bis zum 31.12.2026 noch nicht zur Pflicht (also quasi erlaubt). In diesem Zeitraum dürfen weiterhin Papierrechnungen, PDF-Rechnungen etc. verwendet werden, aber nur mit (konkludenter) Einwilligung des Empfängers. Papier und PDF gelten seit dem 1.1.2025 als „sonstige Rechnungen“
  Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € im B2B-Bereich zwingend im E-Rechnungsformat abrechnen.
  Ab dem 1.1.2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen einsetzen.
  Ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 €, Fahrausweise sowie Privatkundengeschäfte (B2C).

• Alle Unternehmen ohne Ausnahme müssen ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
  Nach aktuellem Kenntnisstand betreffen die Regelungen zum Empfang und zur Archivierung auch Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Leistungen (Ärzte, Vermieter) und auch bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.

Für eine vertiefende Beratung oder Unterstützung bei der Umsetzung der notwendigen Maßnahmen in Ihrem Unternehmen kommen Sie gerne auf uns zu

Laufen Sie nicht unnötig Gefahr, leichtsinnigerweise steuerliche Nachteile zu erleiden.

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Kontakt: WDR