RO-BUST Basispaket 2

Unser Konzept bietet ein Basispaket 1 (Verfahrensdokumentation) und ein Basispaket 2 (Datenaufbewahrung), mit denen Sie die grundlegenden Anforderungen an die Dokumentation und Prüfbarkeit Ihrer IT-gestützten Rechnungslegung erfüllen können. Die weiteren optionalen Zusatzleistungen bauen grundsätzlich auf diesen beiden Basispaketen auf. Die Basispakete sind abhängig von der Komplexität der Verfahren und der Unternehmensgröße so skalierbar aufgebaut, dass die Anforderungen maßgeschneidert abgebildet werden können.

Unsere Leistungen – Alles aus einer Hand!

  • Ermittlung und Aufbereitung steuerlich relevanter Daten aus Vorsystemen zur Bereitstellung für eine digitale Betriebsprüfungen (Ist-Analyse)

  • Prüfung des zu archivierenden Datenmaterials (Qualitäts-Check)

  • Ermittlung und Bewertung von Schwachstellen und Lücken bezüglich der rechtlichen Vorgaben (Compliance-Check)

  • Erarbeiten eines bedarfsorientierten Konzeptes auf Basis einer Verfahrensbeschreibung und eines   Maßnahmenkatalogs

  • Rechtskonforme Archivierung von Daten und Dokumenten

  • Bereitstellung von geeigneten Archivanwendungen und IT-Services in enger Zusammenarbeit mit qualifizierten, zertifizierten IT-Dienstleistern

  • Komplette Übernahme (oder auch Unterstützung) bei der Abwicklung, Steuerung und Umsetzung des Archivierungskonzeptes bzw. der davon betroffenen (Teil-)Prozesse

  • Gewährleistung eines gesicherten IT-Systembetriebs und revisionssichere Archivierung und prüfungsspezifischen Bereitstellung Ihrer relevanten Daten (zertifizierte Partner)

  • Zyklische Bereitstellung der relevanten Daten auf Basis der definierten Schnittstellen ohne Zusatzaufwände für Ihre IT

       (z. B. einmal jährlich vor der nächsten Betriebsprüfung)

Unsere Vorgehensweise – 3 Schritte zur GoBD-konformen Archivierung 

1. Ermittlung und Aufbereitung steuerlich relevanter Daten aus Vorsystemen zur Bereitstellung für digitale Betriebsprüfungen

Auf Basis der Prozessermittlungen und der grundlegenden Vorarbeit in der System-Daten-Matrix aus dem Basispaket 1 erfolgt hier die Detailarbeit zur Ermittlung der notwendigen Datenfelder aus den Vorsystemen, da diese bisher nur von wenigen Anbietern mit ausreichender Qualität und Dokumentation zur Verfügung gestellt werden können.

Mit Kenntnis der laufend produktiv erstellten Vorsystemauswertungen (Prozessaufnahme) ermitteln wir die relevanten Datenfelder und dokumentieren deren Bedeutung für die besteuerungsrelevanten Auswertungen. Dazu beschreiben wir die notwendigen Feldeigenschaften und die Zusammenhänge mit den betroffenen Auswertungen (nach GoBD „Verknüpfungen“). Durch Zusammenfassung nach Teilsystemen erreichen wir damit auch eine nachvollziehbare Systemdarstellung.

Auf Basis einer mit Ihnen abgestimmten Formatvorgabe erstellen wir anschließend ein Konzept zur Datenextraktion für die aufbewahrungspflichtigen Informationen. Die nach Besteuerungszeiträumen gegliederte Datenextraktion nach diesen Modellvorgaben schließt diesen Teilbereich ab.

2. Prüfung des zu archivierenden Datenmaterials (Qualitätscheck)

Mit denselben Tools, wie sie die Finanzverwaltung verwendet, führen wir einen Qualitätscheck zur Verwendbarkeit der Daten für fiskalische und ggf. weitere Prüfungen durch. Dabei prüfen wir, ob die extrahierten Datenextrakte entsprechend der Modellvorgaben aufgebaut sind und von der Finanzverwaltung problemlos eingelesen werden können.

Diese Prüfung erfolgt bei jeder Anlieferung zu einem abgegrenzten Daten-Jahresbestand. Bei Änderungen im Datensatzaufbau oder im Inhalt der übermittelten Datensätze sorgen wir für die Aktualisierung der Dokumentation. Zu jedem aufzubewahrenden Jahresbestand erstellen wir auch ein entsprechendes Prüfprotokoll.

Hiermit erhalten Sie ausreichende Sicherheit, dass Ihre Daten, bei Anforderung durch die Finanzverwaltung, ohne Verzögerungen und weitere Maßnahmen zur Verfügung stehen.

3. Rechtskonforme Archivierung von Daten und Dokumenten

Sofern Sie die Daten nicht selbst archivieren wollen, bieten wir auch einen Aufbewahrungsservice in qualifizierten deutschen Rechenzentren an. Ihre Daten werden dabei nach von uns vorgegebenen und kontrollierten Verfahren gespeichert und zugriffssicher aufbewahrt. Unsere ausgewählten RZ-Partner sind ausnahmslos nach DIN ISO 27001 zertifiziert und entsprechend leistungsfähig.

Wir haben für die Archivierung ein Verfahren entwickelt, das, je nach Ausgestaltung, eine schnelle bis sofortige (max. 24 Std) Bereitstellung Ihrer Daten sicherstellt. Die Bereitstellung enthält außer den Daten auch die für die betreffenden Zeiträume relevante Verfahrensdokumentation aus dem Basispaket 1. Sie profitieren auch hier wieder vom „Rundum-Service“ aus einer Hand.

Bei der Aufbewahrung werden selbstverständlich die mit Ihnen abgestimmten gesetzlichen Vorschriften (insbesondere auch zum Datenschutz) berücksichtigt.

Ihr Nutzen

  • Sichere Grundlage für die digitale Betriebsprüfung und Audits

  • Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen

  • Vorbeugung von Strafen wegen Nichteinhaltung

  • Kostenreduzierung durch effizientere Geschäftsprozesse und effektiveres Arbeiten

  • Einfache Einbindung Ihrer relevanten IT-Systeme (inkl. Vorsysteme) auf Basis von standardisierten, sicheren Schnittstellenkonzepten

  • Gesicherte Übernahme der relevanten Daten

  • Einfache, bedarfsorientierter Abruf bzw. gezielte Bereitstellung der benötigten Daten

  • Reduzierung der eigenen IT-System und -Infrastrukturkosten

  • Schutz vor Datenverlust durch automatische Backups und einfaches Restoring

Weitere Informationen erhalten Sie gerne auf Anforderung oder im persönlichen Gespräch.

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