RO-BUST Basispaket 1

Unser Konzept bietet ein Basispaket 1 (Verfahrensdokumentation) und ein Basispaket 2 (Datenaufbewahrung), mit denen Sie die grundlegenden Anforderungen an die Dokumentation und Prüfbarkeit Ihrer IT-gestützten Rechnungslegung erfüllen können. Die weiteren optionalen Zusatzleistungen bauen grundsätzlich auf diesen beiden Basispaketen auf. Die Basispakete sind abhängig von der Komplexität der Verfahren und der Unternehmensgröße so skalierbar aufgebaut, dass die Anforderungen maßgeschneidert abgebildet werden können.

Im Basispaket 1, als Ausgangspunkt aller weiteren Produkte, haben wir die nachstehenden Leistungen zur Verfahrensdokumentation (VFD) zusammengefasst.

1. Ermittlung und Dokumentation IT-gestützter steuerrelevanter Prozesse

Zur möglichst vollständigen Erfassung aller steuerlich relevanten Prozesse haben wir ein Modell für den Aufnahmeprozess entwickelt, in dem ausgehend von den betrieblichen Steuererklärungen alle Prozesse, Daten und Systeme bis in die untersten Detailebenen identifiziert werden können.

 

 

 

 

 

 

 

 

Die Grafik zeigt den Aufbau eines komplexen IT-Systems. Bei Kleinunternehmen mit nur einem zentralen System und ausgelagerter Buchhaltung sind daher wesentlich weniger Bausteine zu berücksichtigen. Die Systematik bleibt jedoch dieselbe.

Wir nehmen Ihre Prozesse über den gesamten Wertschöpfungsprozess zusammen mit den von Ihnen benannten prozessverantwortlichen Mitarbeitern auf und ordnen die Ergebnisse den jeweiligen Systemstufen zu. Dabei berücksichtigen wir auch die vielfältigen Beziehungen (Informationsschnittstellen) der Teilsysteme untereinander.

Die Aufnahmedokumentation ist Ausgangspunkt der weiteren Schritte und wird Ihnen nach Abschluss der 3 Phasen des Basispaket 1 zur Verfügung gestellt. Sie ist ach Grundlage für die weitere Versionierung Ihrer Verfahrensdokumentation.

2. Ermittlung der aufbewahrungspflichtigen Daten, Systeme und der sonstigen Nachweise

Auf Basis der Prozessdokumentation erstellen wir, zusammen mit Ihren benannten IT-Mitarbeitern oder IT-Dienstleistern, eine Matrix aus den Systemen / Teilsystemen und den  steuerrelevanten Daten, Dokumenten und sonstigen Nachweisen. Bei letzteren handelt es sich insbesondere um die System- und Anwenderdokumentation zu den Anwendungen.

Die Matrix dient als Grundlage für die weiteren Schritte und kann auch in eine Systemübersicht transformiert werden.

3. Erstellung der Verfahrensdokumentation (insbesondere Vorsysteme)

Abhängig von der Komplexität und der Menge der Systeme erstellen wir auf Basis unserer Mustervorlagen und der vorstehenden Aufnahmeschritte Ihre individuelle Verfahrensdokumentation einschließlich Vorgaben zur Versionierung und zur weiteren Pflege. Die zugehörigen sonstigen Nachweise wie Hersteller-, System-  und Anwenderdokumentationen werden in dieser Phase nur verlinkt.

 

Weitere Informationen erhalten Sie gerne auf Anforderung oder im persönlichen Gespräch.

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